Ofis Taşıma Sürecinde Yapılması Gerekenler
11 Ocak 2018, 08:54 AM
Hayatımızın belli bir döneminde, hatta bazen sık sık gerçekleştirdiğimiz ev taşıma ritüelinden daha ciddi bir şey varsa, o da ofis taşımacılığı hikayesidir. Ofis taşıma hikayesinin kahramanları, evden taşınma hikayesinden çok farklıdır. Kendi aileniz ya da arkadaşlarınızla oturduğunuz evden taşınırken, sorumluluğunu aldığınız hayatlar; iş yeri adres değişikliği ile yer değiştirince, işler daha resmi bir hâl alır, ciddileşir ve sorumluluğu artar.
Yeni bir yatırım almış ve artık şirketinizin büyüdüğünü piyasaya kanıtlamış olabilirsiniz ya da tam tersi, şirketiniz küçülmeye gidiyor olabilir ve daha makul fiyatlara sahip bir ofise sahip olmayı düşünüyor olabilirsiniz… Sebep her ne olursa olsun, eğer siz de ofisinizi taşımaya yüzde yüz kararlı ve profesyonel ofis taşıma süreci gerçekleştirmek istiyorsanız, yaşayacağınız stresi azaltacak nitelikte olan bu bilgileri hatırlamanızda fayda var.
Ofis Taşımacılık Kategorisinde Altın Kural: Planlayın, Görev Dağılımı Yapın
Elinizde sadece bir sırt çantası ve tek yön uçak biletiniz olmadığı sürece, gerçekleştirmeyi düşündüğünüz taşınma meselesini önceden planlamakta fayda var. Üstelik planınız yeni bir ofise taşınmaksa planlarınızı da planlamanızı öneririz.
Bunu yaparken de mutlaka görev paylaşımı yapmalısınız. Görev paylaşımı hem ofisinizin daha hızlı sürede taşınmasını sağlar hem de sizin üzerinizdeki yükü azaltarak stresin paylaşılarak azalmasına yardımcı olur.
Konu Komşuya Haber Verin Ama Öncelik Müşterilerinize Haber Vermek Olsun
Tabii ki çalışma arkadaşlarınızdan sonraki önceliğiniz müşterileriniz olsun… Aksi halde küçük çapta bir kaos yaşama ihtimaliniz olabilir.
Konumuza dönecek olursak… Profesyonel bir ortamda, profesyonel bir ofis taşımacılığından bahsediyorsak, müşterilerinizin bu değişiklikten haberdar olmalarını mümkün olduğunca erken bir şekilde sağlayın. Birkaç hafta öncesinden bildirdiğiniz taşınma kararı, müşterilerinizin en azından sizden bekledikleri e-posta’ların neden gecikmeli olarak iletildiğini, telefonlarına neden cevap verilmediğini anlamalarına ve bu konuda anlayışlı olmalarını sağlar.
Muhteşem Üçlü: İnternet – Telefon – Posta Adresi
Issız bir adaya düşseniz bile müşteriniz istediği zaman size ulaşabilmeli. Aslında iletişim gerektiren her türlü haberleşmenin, mümkün olduğunca olması gerektiği zamanda efektif bir şekilde olması için internet, telefon ve posta adresinizin; siz ofisinizi taşımadan ve eşyalarınızı yerleştirmeden çok daha önce yeni adresinize yönlendirilmiş olması gerekiyor.
Eğer yenisini almayacaksanız, eski internet ve telefon hatlarınızın yeni iş yeri adresinizde kullanılması için taşınma kararı aldıktan kısa bir süre sonra yeni adrese bildirilmiş ve işlemlerinin başlatılmış olması gerekiyor.
Aynı şekilde, müşterilerinizin değişen iş yeri adresiniz ve diğer iletişim bilgilerinden çok daha önceden haberdar olması gerek.
Ne demişler: İletişim, iletişim, iletişim…
Ofis Taşımacılığının Esas Karakteri Olan “Aracı” Doğru Seçin
Ofis eşyalarınıza göz ucuyla baktığınızda çok fazla eşya görmenize rağmen, birçok şeyin küçük bir araca sığabileceğini düşünebilirsiniz. Genelde küçük bir ofis odasına sahip bile olsanız, eşyalarınızın göründüğünden daha fazla yer kaplıyor olma ihtimali oldukça yüksek.
Bu yüzden eşyalarınızı araca yerleştirdikten sonra boş alan kalması, kapasite yetersizliğinden iki kere araç değiştirmek zorunda kalmaktan daha mantıklı bir seçenek olabilir.
Yeni Ofisinizin, Eski Ofisinizi Aratmayacağından Emin Olun
Elbette yapılan değişikler, herkes için her zaman bir anda kabul edilebilir olmayabilir.
Ya da “iyi-güzel” bir değişik olarak kabul edilmeyebilir.
Herkesin içerisinde bulunmak istediği ofis çeşidi birbirinden farklı olabilir. Ama yine de eski ofisinizin artılarının yeni ofisinizde de olmasına dikkat etmenizde fayda var.
Yoksa siz de Avengers’daki gibi beklentileri karşılayamayabilirsiniz.
Telaş Yapmayın, Günün Sonunda Son E-Posta’nızı Yeni Ofisinizden Gönderebileceksiniz
Yeni ofisinize taşınmış olma fikrinin “taşınma fikrinden” kulağa daha güzel geldiğini biliyoruz. Bu süreçte stresinizi çalışma arkadaşlarınıza yansıtmamanızın çok önemli olduğunu söylemekte fayda var.
Unutmayın, sadece siz değil, onlar da yeni bir sürece başlıyor olacak. Az önce bahsettiğimiz gibi, eğer ofis taşımacılığında görev dağılımı yaptıysanız, onlar da en az sizin kadar bu işin içerisinde.
Dolayısıyla, günün ilk saatlerinde sabırlı olma fikrine ne kadar inanırsanız, günün sonunda da o kadar kazanabilirsiniz.
