Ofis Çeşitleri: Çalışma Ortamınız İçin En Uygun Ofis Türü Hangisi?

Gün geçtikte çoğalan yeni meslek grupları çalışma şekillerini, farklılaşarak çoğalan çalışma şekilleri ise ofis türlerini çeşitlendirerek birbirinden farklı ve daha işlevsel bir hale getiriyor. Artık seçenek o kadar fazla ki, siz de kolaylıkla yaptığınız işe ve ihtiyaçlarınıza uygun bir ofis ortamına sahip olabilirsiniz.

Çalışma ortamı seçiminde; birlikte çalıştığınız kişi sayısı, yapacağınız toplantılar, görüştüğünüz müşteriler gibi birçok etken nasıl bir ofise ihtiyacınız olduğunu belirleyen faktörlerdir. Yazımızın devamında ofis seçiminizde yardımcı olacak ofis çeşitlerinin neler olduğu ile ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.

1- Hazır Ofisler

Hazır ofis, size standart bir ofiste ihtiyacınız olacak her hizmeti ve daha fazlasını sunmak için tasarlanmış ofis çeşididir. Konum itibariyle büyük şehirlerin daha işlek olduğu plaza ve iş merkezlerinde bulunurlar. En büyük avantajları, size şirket içi ödemelerinizin dışında hiçbir masraf çıkarmamaları; ofis boy, sekreter gibi endirekt iş gücü arayışından ve tek tek fatura ödeme ve takip etme yükünden kurtarmasıdır.

Ekibinizin büyüklüğü ne kadar olursa olsun, hazır ofis sizin için her zaman en uygun çözüm olabilir. Eğer küçük bir ekibe sahipseniz  ve ekibinize uygun bir çalışma ortamı kurmak istiyorsanız, yine hazır ofisleri tercih edebilirsiniz.

Peki, ofisinizin konumunu seçtiniz ve kararınızı hazır ofisten yana kullanmaya karar verdiniz. Şimdi nasıl bir süreç sizi bekliyor?

İlk olarak size hizmet verecek olan ve anlaştığınız hazır ofis işletmesi tarafından ofisinizi aylık olarak kiralıyorsunuz; hazır ofis sistemi aylık ödemeler ile gerçekleşmektedir. Ekibinizde bulunan kişi sayısına göre ayarlanmış bir ofis alanınız oluyor. Eğer takımınızda daha fazla kişi var ama yine de ortalama bir firmaya göre sayı daha az ise; 2-3 ofis boyutunda bir ofis kiralayabilir ve ofis içi mimarisinde bölmeleri kullanmamayı tercih edebilirsiniz.

Ofis içerisinde çalışan sayısına göre masa, sandalye, dolap gibi ihtiyacınız olan malzemelerin hepsi ofisi kiraladığınız firma tarafından temin edilir. Yani ihtiyacınız olan tek şey ekibiniz, bilgisayarlarınız ve post-it’leriniz!

Hazır ofisin içerisinde sekreter, temizlik gibi hizmetler de aylık kiranızın içerisinde bulunmaktadır; bunlar için ek bir ücret ödemek zorunda değilsiniz. Üstelik tüm gün sizler için hazır bir şekilde bulunan çay ve kahve ikramlarından da yararlanabilirsiniz.

Peki ya ödemeler?

Su, doğal gaz, elektrik ve internet faturası gibi bir derdiniz de yok! Faturalarınızın hepsi hazır ofis için ödeyeceğiniz aylık kira ücretinin içerisine dahildir.

Aylık kira ödemenizin içerisine dahil olmayan ödemeleriniz; özel telefon hattınızdan yapılan görüşmeleriniz, fotokopi ve kargo hizmetleri tarafından faturalandırılan ücretlerdir.

Siz de size en uygun hazır ofis seçeneklerini görmek için Plaza Cubes hazır ofislerini inceleyebilirsiniz.

2- Sanal Ofis

Sanal ofis, daha çok home-office gibi fiziki bir ofis ortamında çalışmaya ihtiyaç duymayan danışmanlar ve girişimciler gibi profesyonel bir iş yürüten iş sahipleri için hazırlanmış özel bir ofis türüdür. En avantajlı yönü ise bu gibi çalışma şekillerinde olmayan “sabit adres”  eksikliğinin ortadan kalkmasıdır. Çünkü sanal ofis ile iş yerinizin yasal bir adresi olur. Bu ofis türü, hazır ofis gibi size özel masa, sandalye, dolap gibi malzemelerin olduğu özel bir oda imkanı sunmaz. Ama aynı zamanda sizi ofis ortamının sorumluluklarından uzaklaştırarak sadece işinize ve müşterilerinize odaklanmanızı sağlar.

İş adresinizin sabit bir yerde gösterilmesinin sizin için nasıl bir pozitif karşılığı olur?

Sanal ofis ile sabit bir adresinizin olması, müşterileriniz ile özel görüşmelerinizin ve toplantılarınızın profesyonel bir ofis ortamında gerçekleşmesini mümkün kılar. Müşteri toplantılarınızın yanı sıra adresinizi, kargolarınızın karşılanması için de kullanabilirsiniz.

Sanal ofis kullananlar, lounge alanında bulunan çay, kahve gibi ikramlardan da diledikleri gibi faydalanabilirler.

Detaylı bilgi için sanal ofisler sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.

3- Coworking Çalışma Alanı

Coworking çalışma alanları, bir yandan son zamanlarda oldukça popüler olmaya başlayan bir ofis türü olmasıyla beraber bir yandan da hala ciddi bir kesim tarafından tam olarak bilinmemektedir. Belki sizin de ihtiyacınız olan çalışma ortamı, coworking olarak adlandırılan bir ortamdır fakat henüz ne olduğunu tam olarak bilemiyor olabilirsiniz, çok normal.

Öyleyse Coworking nedir?

Coworking, genelde girişimcilerin, startup’ların ve freelance çalışanların bir arada oldukları ve ortaklaşa kullandıkları bir ofis çeşididir. Her ne kadar çoğunlukta olsalar da farklı sektörlerden çalışanları ve freelancer’ları bir arada görebilirsiniz.

Coworking ortamının en güzel yanı, bir arada çalışanların birbirlerine ilham kaynağı olmaları ve aynı zamanda birbirlerini motive etmeleri olarak söyleniyor.

Coworking çalışma alanı, güvenilir bir iş adresi sunmakla kalmayıp, adresinize gelen önemli iş evraklarınızın size ulaştırılmasını da mümkün kılıyor. İşiniz için önemli olan fakslarınızın taranır ve e-mail adresinize gönderilir.

Peki ya toplantınız olursa?

Toplantınızı da coworking çalışma alanınızda gerçekleştirebilirsiniz. Plaza Cubes, coworking alanından faydalananlara ayda 1 saat toplantı odası hizmeti vermektedir ve bu hizmetin içerisinde LCD monitör ve projeksiyon kullanımı dahildir. Bununla birlikte dilediğiniz gibi lounge alanını kullanabilir; çay, kahve imkanlarından sınırsız bir şekilde faydalanabilirsiniz.

Siz de “Coworking çalışma alanı tam da benim aradığım şeydi!” diyorsanız Plaza Cubes coworking çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.

4- Sabit Masa

Sabit masa, paylaşımlı ofis içerisinde bulunan ve size kendi özel alanınızı sunan bir ofis içi çalışma şeklidir.

Sabit masa çalışma alanını daha kolay anlayabilmek için bir okul içerisindeki sınıfı düşünebilirsiniz. Nasıl sınıfa girdiğinizde diğer arkadaşlarınızla o ortamı paylaşıyor fakat sıranız size özel oluyorsa; sabit masa alanında da herkesin bulunduğu paylaşımlı bir ofis içerisinde masanız size özel oluyor.

Çalışma ortamı için sabit masa düzenini tercih edenler, genelde kafe ortamında çalışıp, oraların sesinden ve yoğunluğundan rahatsız olanlar; home-office çalışanlar ya da her gün giriş çıkış saati olan sabit ofis ortamından sıkılan kitlelerdir. Böylece kendi özel masanızda sessiz ve daha profesyonel bir alanda işlerinizi daha düzenli ilerletebiliyorsunuz.

Her gün masanızın üzerindeki özel eşyaları çantanızda götürüp getirecek misiniz?

Hayır, sabit masanız olduğunda size özel kilitli masanız ve dolabınız da olur. Üstelik ofis girişlerinde özel güvenlik ve herkesin giriş çıkışı için kullanması zorunlu olan özel kart okumalı giriş sistemi bulunmaktadır. Dolayısıyla eşyalarınızı güvenle masanızın çekmecesinde ya da dolabınızda bırakabilirsiniz.

Ayrıca çay, kahve gibi ikramlardan dilediğiniz kadar yararlanabilirsiniz.

Siz de sabit masanızı kiralamak istiyorsanız Plaza Cubes sabit masa hizmetini inceleyebilirsiniz.

5- Toplantı Odaları

İşiniz hangi sektör ile bağlantılı olursa olsun; en küçük müşteriden en büyüğüne kadar hepsiyle özel olarak görüştüğünüz ve profesyonel konular üzerine uzlaştığınız toplantılar düzenlersiniz. Çalışma ortamınız kafede ya da evde olabilir; belki de sürekli yurt dışına seyahat ettiğiniz için ofis ortamınız yoktur. Sabit bir ofisiniz olmamasına rağmen toplantılarınızı organize edebileceğinizi ve toplantı gününüz için özel toplantı odası kiralayabileceğinizi biliyor muydunuz?

Öyleyse toplantı odası nasıl olmalı?

Toplantı odası, öncelikle müşterileriniz ile gerçekleştirdiğiniz görüşmelerin birebir ve sadece siz ve müşterinize özel olarak gerçekleştiği bir ortamda olmalıdır. Toplantı odası kiralama eylemi de bu işin temelini oluşturmaktadır.

Toplantı salonu malzemeleri içerisinde projeksiyon, masa, sandalye gibi malzemeler bulunmaktadır. Ayrıca birçok toplantı odaları, prestiji yüksek plazalarda bulunmaktadır ve böylece müşterileriniz karşısında işinizi ne kadar ciddiye aldığınızı da gösterebilirsiniz.

Toplantı odanızı kiralamak Plaza Cubes web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

6- Bonus: Cankurtaran “Disaster Recovery” Nedir?

Siz ne kadar işinizi önemsiyorsanız, Plaza Cubes da bir o kadar sizin yaptığınız işleri ve onların sürekliliğini önemsiyor ve destekliyor. Bu nedenle ofis çalışanlarının kara gün dostu olan Disaster Recovery’i hizmete sunuyor.

Disaster Recovery mantığı; “işinizin devamlılığına, ofisinizin çalışılabilir durumunun engel olmaması” üzerine kuruludur. Cümle ilk başta biraz enteresan duruyor olabilir; haklısınız.

Şöyle ki ofisinizi su basması, orada yangın çıkması ya da olmaz demeyin çatısının çökmesi gibi bir çok “İmdat!” anında, Plaza Cubes yapımı olan Disaster Recovery, imdatınıza yetişiyor.

Disaster Recovery nasıl çalışıyor?

Az önce okuduğunuz gibi nedenlerden dolayı ofisinizi kullanamama durumunuzda, bütün Plaza Cubes lokasyonlarında geçici ofis kiralayabiliyorsunuz. İstanbul Avrupa ve Asya yakasında, önceden 3 ofis belirliyorsunuz ve seçtikleriniz arasından birinde çalışmaya başlayabiliyorsunuz.

Disaster Recovery sisteminde, iş devamını garantiye alan iki farklı paket bulunmaktadır. Sizin için en uygun olanına aşağıdaki listeyi inceleyerek karar verebilirsiniz.

Disaster Recovery ile ilgili daha fazla bilgi almak ya da bu hizmetten yararlanmak için bize mail atabilirsiniz.

7- Kendi Ofisini Kendin Yarat

Anlatacağımız ofis şekli, aslında yeni yeni günümüz trendlerine ve ihtiyaçlarına göre şekillenen ofis türlerinin başladığı noktaya geliyor; her şeyi ile kendinizin ilgilendiği ofis şekli.

Yeni ve trend olan iş yerlerine kıyasla sizi daha çok uğraştıran ve daha fazla maddi yükü olan fakat bir yandan da ofis tasarımından, lokasyonuna kadar birçok seçeneği sizin istediğinize, zevklerinize göre seçip ayarladığınız ofistir.

Önce lokasyon seçmekten başlayarak, ofis büyüklüğüne; ofis malzemelerinin marka ve kalitelerinden ihtiyacınız olan kargo, sekreter, mutfak ve tuvalet hizmetine; fatura ödemelerinden toplantı odası gibi ek maliyet gerektirecek ofis büyüklüğüne kadar her şeyin ayarlanması sizin elinizdedir.

8- Esnek Ofis

“Kendi cihazını getir!” mantığı ile çalışan hatta sonuçlarından oldukça verim alınan bir ofis türüdür. Kendi içerisinde tam olarak somutlaştırılamasa da bireylerin kendi çalışma şekillerine verdikleri isimden gelmektedir. Yani işi olan fakat çalışacak bir ofisi olmayan herkes için geçerlidir.

Herkesin kendi işi ile ilgili bilgisayarını, ajandasını alıp; bireysel olarak çalışabileceği bir ofis ortamıdır.

Bu çalışma şekli sizin tercihinize göre kafe, kütüphane ya da coworking çalışma alanlarında gerçekleştirilebilir.

9- Açık Ofis Çalışma Alanları

Açık ofis, artık giderek yaygınlaşan ve her firmanın tercih etmeye yoğunlukla başladığı bir ofis türüdür. Bu alanda, hiyerarşik bölünmeler olmaksızın şirketin yöneticisinden stajyerine kadar herkes aynı oda içerisinde çalışmaktadır.

Duvarlar yoktur, kapalı kapı arkaları ise hikaye olmuştur. Dolayısıyla herkes, herkesi çalışırken görebilir ve duyabilir bu alanlarda.

Açık ofis, iş ekibini daha yakın hale getirerek birbirleri ile olan iletişimlerini ve iş ilerleyişini kolaylaştırıyor. Ama duvarların ve kapıların olmadığı böyle çalışma alanlarında da dikkat edilmesi gereken birçok faktör bulunuyor.

Özel telefon görüşmelerinizin sessizce gerçekleşmesi bir yana telefonunuzun sesini de kapatmanız gerekiyor. Müziğinizi, kulaklıkla dahi dinleseniz bile ses seviyesini düşürmeniz gerekiyor çünkü bir metre ilerinizde işine konsantre olmuş diğer takım arkadaşınız bulunuyor. Arkadaşlarınızla masadan masaya konuşmak yerine ofis içi yazışma programlarını tercih etmelisiniz. Ayrıca sipariş verdiğiniz yemeğe dikkat! Yemeğinizin içinde soğan, sarımsak gibi yoğun kokuları tercih etmeniz durumunuzda ofisi paylaşan diğer arkadaşlarınız rahatsız olabilir.

10- Home-Office: “Evim Gibisi Yok!” Diyen Herkes İçin

Neredeyse herkesin istediği fakat sadece freelance çalışanların ya da firma iş anlaşması bu şekilde olanların sahip olduğu en konforlu çalışma ortamlarından biri diyebiliriz.

“Yarın pazartesi, trafik çok olur.” derdi olmaksızın ertesi gün ne giyeceğinizi bile düşünmenize gerek yoktur. Firma iş sözleşmesi dolayısıyla home-office çalışıyor olsanız bile, kendi işinizin patronu olmasanız da kendi çalışma alanınızın patronu olursunuz. Üstelik yol masrafınız sizi kara kara düşündüren bir etken olmaya çok uzaktır.

Çay, kahve, kahvaltı, öğle yemeği, atıştırmalıklar… Hepsi sizin ne zaman, ne yemek istediğinize bağlıdır.

İyi çalışmalar!