Ofis Seçerken En Sık Yapılan 5 Hata

Değişim, değişim, değişim.

Neleri değiştiriyoruz iş hayatımızda? Bu değişimlerin hafifliği ne derecede?

Elbette ofis sandalyesinin yerini değiştirirken, normalden daha fazla sorumluluk almanıza gerek kalmaz, ama bazen işler daha da büyür ve ciddileşir.

Mesela;

• Artık startup denilemeyecek kadar büyük bir işiniz vardır.
• Ekibiniz giderek büyüyor, büyüdükçe ofisiniz küçülüyor olabilir.
• İçerisinde bulunduğunuz sektörün yoğun olarak bulunduğu bir lokasyona taşınmak istiyor olabilirsiniz.
• Prestiji yüksek, her sektörün bir arada bulunduğu; potansiyel müşterilerinizin yer aldığı coworking gibi çalışma alanlarının bulunduğu yerlerde olmak isteyebilirsiniz.
• Su, elektrik, ısınma, mobilya seçimi gibi ekstra maliyeti olan ve zamanınızın büyük bir bir kısmını alacak olan teferruatlar ile uğraşmak istemiyor ve tüm bu hizmetlerin yanı sıra daha birçok hizmet sunan hazır ofis çözümlerini tercih etmeye karar vermiş olabilirsiniz.

Ofis taşıma sürecinin çok kolay olmadığını söyleyebiliriz fakat daha önceden bu durumu deneyimleyenlerin en sık yaptığı hataları bilmek belki de işinizi kolaylaştırabilir.

1. Henüz Vakit Varken, Neden Bu Acele?

Henüz yılın ilk 6 ayı bile geçmeden, 18 ay sonra kira sözleşmenizin biteceği bildirimini aldınız ve derhal yeni bir ofis arayışına geçtiniz. Nedir bu acele?

Diğer şirketlerin de kira sözleşmelerinin, tıpkı sizinki gibi uzun dönemli olduğunu düşünürsek (istisnalar dışında), müsait ofis bulmanızın çok zor olduğunu söyleyebiliriz.

Şirketiniz için en uygun ofis türünü elbette bulacaksınız. Belki bir günde, belki de 3 ay gibi bir sürede.  Ama “18 ay gibi bir süre”  ofis arayışa girmek için oldukça uzun bir süre.

3-4 ay öncesinde yeni ofis alanı arayışına girmeniz sizin için daha uygun olabilir.

2. İhtiyacınız Olan Ofis Türü, Planladığınızdan Farklı Olabilir

En basit şeylerde bile zaman zaman planlarımızın dışına çıktığımıza göre, ofis seçimi tercihlerimizde de ihtiyaçlarımızın aslında planlandıklarımızdan daha farklı olduğunu görebilmemiz gerekiyor.

Sadece 10 kişilik bir ekibiniz olabilir ve bu ekip için uygun bir lokasyonda koca bir daire kiralamayı planlıyor olabilirsiniz.

Bu noktada sınırlarınızı biraz genişletirseniz, aslında hazır ofis çözümlerinin sizin için çok daha uygun bir tercih olduğunu görebilirsiniz. Hazır ofis hizmetlerinde, kontratınızı imzaladıktan çok kısa bir süre sonra ofisinize taşınabiliyorsunuz. Su, elektrik, ısınma, fotokopi gibi ofis teferruatları ile her ay uğraşmak zorunda değilsiniz.

Ekibiniz kaç kişilikse, ona göre bir ofis odanız oluyor. Yani apartman dairesinde olduğu gibi, hazır ofis seçiminizde, kullanılmayan alanlar için ekstra para ödemiş olmuyorsunuz.

Dilediğiniz an toplantı odasını kullanabiliyorsunuz.  Toplantı odasını da düşünerek bir apartman dairesinde iş yeri kiraladığınızı ve bu odayı ayda 2-3 kez kullandığınızı düşünün. Ayda birkaç kez kullanacağınız oda için daha büyük bir iş yeri kiralıyorsunuz, alan büyüdükçe kira masrafınız da büyüyor. Hazır ofis çözümlerinde böyle bir derdiniz yok; toplantı odası hizmeti de hazır ofis kirasının içerisinde bulunuyor.

Mutfağı olsun, mutfağında her zaman içeceği olsun, mutfakla ilgilenen bir görevli olsun, e telefonları cevaplayacak; müşterileri karşılayacak bir görevli de olsun… Normal kiralık iş yerlerinde bu tarz gizli maliyetler bulunuyor ve işin gerçeği,  hazır ofis çözümlerinde bu dertlerin hiçbir bulunmuyor. Hiçbir şey ile siz ilgilenmek zorunda değilsiniz. Gizli maliyet yok, aksine zamandan tasarruf ediyorsunuz.

Bu yüzden, ofis seçiminizde fırsatları görüp, değerlendirmeniz oldukça önemli.

3. Bir Küçük Bütçe Meselesi

O kadar da küçük değil aslında.

Aslına bakarsanız, şirketiniz için en uygun ofis türünü bulduktan sonra bütçe konusunda limitlerinizin nasıl olacağına karar vermeniz daha kolay bir durum oluyor.

Bu durumda önce karar verin. Hazır ofis gibi çözümlerin, apartman dairesindeki kiralık iş yerlerine göre daha fazla artısının olduğunu düşünürsek, daireyi listenin içine almamak daha mantıklı oluyor.

Peki ama ihtiyacınız olan gerçekten de hazır ofis mi?

Belki de ihtiyacınız olan sadece sabit bir adresinizin olması, kargolarınızın karşılanması ya da müşterileriniz ile toplantılarınızı gerçekleştirebileceğiniz “sanal ofis” hizmetidir.

Masa, koltuk gibi ofis eşyalarına ihtiyacınız yokken neden tüm bu eşyalar için hizmet bedeli ödeyesiniz ki?

Hazır ofis, coworking, sanal ofis gibi birçok farklı hizmet bulunuyor ve dolayısıyla, hizmet bedelleri de birbirinden farklılık gösteriyor.

Bütçenizi “ofis seçiminize” göre ayarlamaya ne dersiniz?

4. Karar, Sözleşme, İmza ve Action! 

Çok sık olmasa da, bazen işin resmileşme kısmında problemlerle karşılaşabilirsiniz.

Kiralayacağınız ofisi çok sevmiş, tüm takım arkadaşlarınızı içerisinde hayal bile etmiş olabilirsiniz.

Hatta hizmeti sağlayan şirket ile el sıkışmış bile olabilirsiniz.

Peki ya sözleşme? Söz uçar, yazı kalır. Bu yüzden her şeyden emin olur olmaz, bir an önce resmi işlemleri başlatmanızda yarar var.

5. Her Şey Online Olabilir Ama Belli Bir Noktadan Sonra Olmaması Daha İyi Olabilir

Bilginin kaynağı artık fazlasıyla online olarak ulaşılabilir bir halde. Tüm ofis türlerinin görselleri internette yer alsa da ofisinizi kiralamadan önce bir teklif alarak, ziyaret etmeniz iyi olabilir.

Eğer güvenilir bir şirket ise zaten ofis görüntülerinin var olandan farklı olacağını sanmıyorum fakat yüz yüze görüşmeler bazı durumlarda size avantaj sağlayabilir.

Mesela, henüz internet üzerinde yayınlanmamış bir kampanya olabilir ve bundan yararlanabilirsiniz. Sizin kafanızda planladığınız ofis türü, aslında ihtiyacınız olandan daha farklı bir ofis olabilir ve danışmanlar aracılığı ile hem bütçe hem de imkan açısından sizin için daha uygun olanını seçebilirsiniz.

İhtimaller ve sonuçlar her zaman değişecektir.

Sizinde ofis kiralama serüveninizde yaşadığınız olumsuz bir durum olduysa, aşağıya yorum olarak bırakabilir, ofisini değiştirmek isteyenlere bir fikir verebilirsiniz.